Quản lý điều phối (Từ xa- Philippines), MANILA, Paid Training

Trưởng phòng điều phối chịu trách nhiệm giám sát và điều phối các hoạt động điều phối giữa nhiều công ty bảo vệ. Vai trò này đảm bảo tính đồng nhất, kỷ luật và trách nhiệm giải trình trong các hoạt động điều phối để duy trì các tiêu chuẩn cao về dịch vụ, giao tiếp hiệu quả và hiệu quả hoạt động. Vị trí này đòi hỏi một nhà lãnh đạo mạnh mẽ có khả năng quản lý các nhóm, xử lý các đánh giá sự cố, đảm bảo tuân thủ và duy trì dữ liệu và giao thức truyền thông được cập nhật.

Trách nhiệm chính

1. Giám sát hoạt động: Giám sát các hoạt động hàng ngày của bộ phận điều phối, bao gồm lập lịch, biên chế và phân bổ nguồn lực trên toàn bộ Dịch vụ bảo vệ trực tiếp, An ninh Pinnacle, Tuần tra tuyến đầu và Dịch vụ an ninh Truguard.

2. Ưu tiên nhiệm vụ: Giao nhiệm vụ cho các nhân viên điều phối dựa trên tính cấp bách, vị trí và khả năng cung cấp nguồn lực.

3. Hoạt động điều phối thống nhất: Triển khai và duy trì các quy trình điều phối phù hợp với sở thích của từng công ty, đảm bảo tuân thủ các SOP cụ thể của họ để tăng cường giao tiếp và ngăn ngừa nhầm lẫn.

4. Giám sát và đào tạo nhóm: Giám sát và đào tạo các nhân viên điều phối về các quy trình cụ thể của công ty, tiến hành đào tạo thường xuyên để thúc đẩy việc tuân thủ các SOP và giải quyết các khoảng cách hiệu suất.

5. Đánh giá và giải trình sự cố: Dẫn đầu các cuộc đánh giá sự cố, bao gồm cả việc không chấm công, không giám sát nhân viên bảo vệ, báo cáo không đầy đủ và đảm bảo các hành động khắc phục trong vòng 24 giờ, duy trì tài liệu rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch.

6. Hiệu quả hoạt động: Đảm bảo người điều phối có thông tin chi tiết, lịch trình và danh bạ khách hàng được cập nhật, tiến hành kiểm toán thường xuyên và cập nhật dữ liệu để giảm thiểu lỗi.

7. Hợp tác và giao tiếp: Tham dự các cuộc họp với các bên liên quan hàng tháng, thúc đẩy phản hồi qua Google Chat và tạo điều kiện giao tiếp cởi mở giữa người điều phối và các bên liên quan.

8. Tuân thủ và bảo mật dữ liệu: Duy trì tính bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt với các giao thức truy cập an toàn và kiểm toán thường xuyên, đảm bảo tuân thủ các chính sách bảo mật.

9. Sự hài lòng của khách hàng và cải tiến liên tục: Triển khai các chiến lược để cải thiện hoạt động điều phối và quan hệ khách hàng, đảm bảo cung cấp dịch vụ hiệu quả và sự hợp tác với khách hàng.

10. Giám sát theo thời gian thực: Giám sát các hoạt động theo thời gian thực để đảm bảo phản hồi nhanh chóng và đóng vai trò là người liên hệ chính cho các yêu cầu liên quan đến điều phối.

11. Quản lý bảng chấm công: Đảm bảo tất cả các bảng chấm công đều chính xác và được phê duyệt trước 12 giờ trưa Thứ Hai.

12. Đảm bảo chất lượng: Theo dõi năng suất của người điều phối thông qua các cuộc gọi, báo cáo, email và trò chuyện để đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng.

13. Điều phối được bảo hiểm: Đảm bảo luôn có một người điều phối làm nhiệm vụ. Trong trường hợp không có ai, hãy đảm nhiệm vai trò điều phối.

14. Xác nhận ca làm việc: Đảm bảo báo cáo xác nhận ca làm việc được hoàn thành trước 12 giờ trưa Thứ Hai.

15. Quản lý và giám sát KPI: Đảm bảo đáp ứng tất cả các chỉ số hiệu suất chính (KPI), với quản lý leo thang phù hợp.

16. Quản lý bảng lương: Đảm bảo bảng lương cho nhóm được hoàn thành trước 12 giờ trưa Thứ Hai.

17. Báo cáo hoạt động: Duy trì Báo cáo hoạt động điều phối được cập nhật, bao gồm các mục nhập chi tiết trong Báo cáo hoạt động hàng ngày cho tất cả 4 công ty.

18. Xem xét báo cáo: Xem xét DOR hàng ngày, báo cáo ăn trưa và nghỉ giải lao, và CPTR để đảm bảo leo thang đúng cách.]

19. Xem xét sau sự cố: Thực hiện các cuộc xem xét và tóm tắt sau sự cố để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

20. Cải tiến quy trình: Xác định các cơ hội để hợp lý hóa quy trình điều phối và nâng cao hiệu quả hoạt động.

21. Hỗ trợ nhóm: Đảm bảo nhóm điều phối cung cấp hỗ trợ tốt nhất cho cả bốn thực thể (Dịch vụ bảo vệ trực tiếp, An ninh Pinnacle, Tuần tra tuyến đầu và Dịch vụ bảo vệ Truguard).

22. Giao tiếp và theo dõi

• Trả lời và xử lý tất cả các cuộc gọi đến từ nhân viên bảo vệ, khách hàng và cư dân.
• Thực hiện theo dõi với nhân viên bảo vệ, khách hàng và cư dân khi cần thiết.
• Phân bổ nguồn lực, chẳng hạn như sắp xếp dịch vụ kéo xe hoặc giám sát viên điều phối để kiểm tra, khi cần thiết.

Các tiêu chuẩn chính

Kinh nghiệm

Trên 3 năm trong vai trò quản lý điều phối, tốt nhất là trong ngành an ninh.

Hiểu biết sâu sắc về hoạt động an ninh, quản lý điều phối và dịch vụ khách hàng.

Kinh nghiệm quản lý nhân viên ảo.

Kỹ năng

Khả năng giao tiếp và lãnh đạo nhóm tuyệt vời.

Kỹ năng tổ chức và giải quyết vấn đề mạnh mẽ, có khả năng quản lý nhiều nhóm và ưu tiên.

Kinh nghiệm với phần mềm điều phối, quản lý dữ liệu và các công cụ hiệu quả hoạt động.

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả và khả năng làm việc nhóm.

Cam kết nhấn mạnh sự xuất sắc trong mọi nhiệm vụ.

Hướng đến dịch vụ khách hàng.

Học vấn

Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc tương đương; ưu tiên bằng cử nhân quản lý kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.

Điều kiện làm việc

Phải có thể làm việc theo giờ linh hoạt, bao gồm cả cuối tuần và ngày lễ, để đảm bảo hoạt động điều phối 24/7.

Phải có một địa điểm yên tĩnh và riêng tư trong giờ làm việc

Thiết bị

• Phải có kết nối internet đáng tin cậy.
• Phải có nguồn điện đáng tin cậy.
• Phải có màn hình kép.
• Phải có máy tính để bàn.
• Phải có tai nghe chống ồn.

Mức lương

7,50 đô la một giờ / 45 giờ một tuần.

Lưu ý: Để đảm bảo bạn đã đọc toàn bộ bài đăng tuyển dụng, vui lòng ghi “DGS” vào dòng tiêu đề khi nộp đơn xin việc; những đơn xin việc không có tiêu đề này sẽ không được xem xét. Ngoài ra, vui lòng cung cấp liên kết đến sơ yếu lý lịch của bạn và video giới thiệu bản thân dài 1–2 phút. Trong video, hãy nêu bật các kỹ năng, kinh nghiệm liên quan trong việc quản lý nhóm điều phối và lý do bạn tin rằng mình hoàn toàn phù hợp với vai trò này.

• Loại công việc: Toàn thời gian
• Mức lương: 435,00 Php – 442,43 Php một giờ
• Số giờ dự kiến: 45 giờ một tuần
• Quyền lợi: Đào tạo có trả lương; Làm việc tại nhà

Câu hỏi ứng tuyển: Bạn có màn hình, internet đáng tin cậy, tai nghe chống ồn và nguồn điện đáng tin cậy không?

Vui lòng cung cấp liên kết đến sơ yếu lý lịch của bạn và video giới thiệu bản thân dài 1–2 phút. Trong video, hãy nêu bật các kỹ năng, kinh nghiệm liên quan của bạn với tư cách là Giám sát điều phối và lý do tại sao bạn tin rằng mình phù hợp tuyệt vời với vai trò này.

Kinh nghiệm: vai trò quản lý điều phối trong ngành an ninh: 3 năm (Bắt buộc)